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Le Secrétariat du GBIF a pour mission la mise en application des décisions prises par le Governing Board.
Il est composé d’un secrétaire exécutif et du personnel jugé nécessaire par le Governing Board.
Voir la liste des membres du Secrétariat
Le Secrétariat rend compte au Governing Board par la voix de son secrétaire exécutif.
Suite à un appel d’offre parmi les participants votants du GBIF, la proposition du Danemark a été sélectionné par le Governing Board (au GB2 à Bad Honnef, Allemagne) pour l’hébergement du Secrétariat au Museum d’Histoire Naturelle de Copenhague. L’université de Copenhague est quant à elle l’institution responsable du Secrétariat.
Le ‘Country Host Agreement’ avec le gouvernement danois (‘Agreement between the Government of Denmark and the Governing Board of the Global Biodiversity Information Facility relating to the Location of the Secretariat of the Global Biodiversity Information Facility in Copenhagen’) assure au Secrétariat et son équipe une immunité et des privilèges diplomatiques similaires aux Nations Unis et autres organisations internationales localisées au Danemark.
Par conséquent, le Governing Board a établi une réglementation pour le personnel du Secrétariat, ainsi qu’une régulation financière pour l’administration du GBIF.